豊島区人事関連事務業務委託プロポーザルを実施します

豊島区人事関連事務業務委託プロポーザルを実施します author: 豌ｴ關ｽ 陬ctime: 2026/10/08 14:08:41mtime: 2026/10/08 14:08:41soft_label: Microsoft: Print To PDFtitle: ３-１募集要項.xdw 仕 様 書１．件名令和９年度豊島区人事関連事務業務委託２．目的本仕様書は、豊島区(以下「甲」という。) が受託者 (以下「乙」という。) に委託する本業務の遂行にあたり必要な事項について定めることを目的とする。 ３．委託業務内容「職員事務センター」の運営に係る業務を行う。 なお、職員事務センターで行う業務の詳細は別表「委託業務一覧表」のとおりとする。 ４．契約履行期間令和９年４月１日～令和１０年３月３１日５．履行場所豊島区南池袋２－４５－１豊島区役所本庁舎５階人事課執務室内「職員事務センター」および本庁舎内の会議室、打ち合わせスペース等６．履行日時月曜から金曜(ただし、国民の祝日に関する法律に規定する休日および年末年始を除く)の午前８時３０分から午後５時１５分の時間内で実施する。 業務繁忙期や緊急対応時において、時間内処理が困難な場合の実施時間延長については甲と協議の上実施すること。 ７．使用システム人事給与庶務事務システム、会計年度任用職員システム８．消耗品委託業務を遂行するために必要な消耗品は甲が提供する。 ただし乙の管理業務等において必要となる消耗品は乙が用意すること。 ９．入出力機器、貸与備品システム利用にあたり必要な入出力機器および乙の業務遂行上必要な備品等については次の表のとおり、甲が貸与するものとする。 ただし台数に関しては業務運用の見直し等により変更が発生する可能性がある。 名称 数量 設置場所印刷機(区職員と共用) ２台 印刷室コピー機・FAX(区職員と共用) ２台 執務室内ノートパソコン端末および電話機 スタッフ人数分 執務室内パーテーション 協議による 執務室内荷物用ロッカー スタッフ人数分 執務室内入退室用ICカード スタッフ人数分 -書類収納キャビネット 協議による 執務室内事務机 スタッフ人数分 執務室内椅子 スタッフ人数分 執務室内１０．施設・業務スペース業務スペースについては人事課執務室内「職員事務センター」とする。 本業務を遂行するに当たり、乙は従事者に対し甲の定めた「豊島区本庁舎事務室維持管理要綱」および、職員ポータル掲載の「庁舎に関する基本情報」のルールに基づいて庁舎を利用し、業務スペースを維持すること。 ただし、業務繁忙期や緊急時対応において、時間内処理が困難等の理由により増員や時間外作業を行う場合は甲と協議の上対応すること。 １１．従事スタッフの健康管理乙は常に従事スタッフの健康管理に留意の上健康状態を把握し、業務に支障がないようにすること。 １２．使用者の責務(１)乙は使用者として、労働法、労働保険および社会保険の責任をすべて果たすとともに、適切な教育指導および監督を行うこと。 (２)乙は従事スタッフに対し、マナー・コミュニケーション・システム操作・個人情報の適切な管理・守秘義務のなど業務を適切に遂行できる能力を習得させ、委託業務の趣旨を理解し従事できるよう教育訓練すること。 また、教育訓練の実施後には甲への実施報告を行うこと。 (３)乙は従事スタッフに対し、本業務遂行時における身だしなみについて、甲が作成した「としま身だしなみハンドブック」をふまえた、業務にふさわしいものとすることとし、乙の従業員であることを示す名札を着用させること。 またこれらにかかる費用は乙の負担とする。 (４)乙は次に掲げる状況が生じないよう従事スタッフの配置に配慮すること。 ①履行時間内に窓口に来客がある際に窓口対応する従事スタッフが不在となること②履行時間内に職員事務センターの着信電話に対応する従事スタッフが不在となること③事務処理が遅滞し、処理の確定が給与計算日等に間に合わない状況になること(５)病欠、電車遅延により当初出勤予定の従事スタッフが業務開始時刻までに出勤できないことが判明した場合、速やかに代替従事スタッフの配置を行い業務遂行に支障がないように努めるとともに、甲に対し速やかにその状況を報告すること。 (６)使用システムのセキュリティ管理のため、従事スタッフ名簿を甲に提出すること。 また、従事スタッフに変更があった場合はその都度、甲に名簿を提出すること。 １３．業務管理責任者の選任等(１)乙は従事スタッフの中から業務管理責任者を選任し、履行場所に常駐させること。 臨時的に不在になる場合は、その職務を代理する者を指定し甲に届け出ること。 (２)業務管理責任者は委託業務の内容と並行し、次の業務を行うこと。 ①委託業務の円滑な履行の管理と甲との連絡調整②委託業務の履行状況を確認し、「１４．報告等」に定められた報告③従事スタッフの指導・監督・教育１４．報告等(１)月単位の業務の実施状況および成果物等について、毎月１０日までに前月の業務報告を行うこと。 なお、業務に関して甲との協議で決定した内容はすべて文書化し保存すること。 また、甲から要求のある場合は速やかに文書やデータを提出すること。 (２)年度単位の業務の実施状況および成果物等について、翌年度当初月末日までに報告する。 なお、履行期間最終年度の報告については、履行期間の末日とする。 (３)甲が委託業務に関する調査および報告を求めた時は、乙は速やかにこれに応じ、調査の結果等を報告するとともに事務処理方法等に問題があると認められるときは改善を行うものとする。 (４)業務の履行に関して障害・事故・災害等緊急性のある事象が発生した場合は、直ちにその状況を甲に報告し、甲と協力して早期解決に努めること。 １５．業務の実施方法(１)業務管理責任者および従事スタッフは作成したマニュアルに基づき、本業務を履行することを原則とする。 本業務の履行にあたって仕様書に定めのない事項または疑義ある事項が生じた場合は、業務管理責任者が甲と協議の上実施方法を決定する。 (２)業務の効率性、利便性、正確性の向上に努め、積極的に業務改善を行うこと。 業務改善が様式や手続きに関する変更を伴う場合はあらかじめ甲の承認を得ること。 マニュアルは常に最新の情報に更新し、成果物として甲に提出すること。 １６．成果物の帰属本業務に付随して発生するすべての提出物に係る著作権は、成果物等の確認・検査後、甲に帰属するものとする。 ただし、乙が甲の承諾を得ることで成果物等を公表および使用することを妨げない。 １７．事後の引継ぎ本契約期間が満了するとき(満了後も引き続き本業務を履行することとなる場合を除く)または契約款の規定に基づく契約の解除があるときの業務の引継ぎは次のとおりとする。 (１)引継書の作成乙は本業務の遂行に関する留意事項等を取りまとめた引継書を作成し、甲に引き渡す。 (２)次期受託事業者への引継ぎ乙は甲及び次期受託事業者と協議の上、引継ぎ対象事項やスケジュールを定めること。 引継ぎの実施内容、実施方法は別途協議するが、引継ぎは業務実施に支障が生じないよう、契約期