特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等に係る封入封緘等業務委託公募型プロポーザルの実施

特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等に係る封入封緘等業務委託公募型プロポーザルの実施 特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等に係る封入封緘等業務委託募集要領令和８ 年９月江戸川区- 1 -Ⅰ．募集の趣旨本件業務は、納税義務者等に送達する特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等の帳票等の作成、印字、封入封緘から指定場所への納品までを委託するものです。 納税通知書等は、納税義務者に対して賦課決定の内容とその根拠を示し、その送達により納税義務者の具体的納税義務を確定させる重要なものです。 また、取り扱う税情報は個人情報の中でも特に機密性が高いことから、誤封入、紛失、盗難等の事故は、絶対に回避しなくてはなりません。 本件業務では、印刷、封入等の正確性はもちろんのこと、年間を通して発布される納税通知書等の印刷及び封入封緘等を委託するため、業務を間断なく安定的に期限内に実施することが求められます。 また、法改正による様式等の仕様開示が例年遅い時期にずれ込むことから、準備期間に余裕がなく、短期間に効率的に仕様調整等を進める必要があります。 その一方で、法制度の内容説明や制度改正等の周知を可能な限り見やすく分かりやすいものにすることも説明責任の一つとして求められています。 そこで、以上の課題に受託事業者がどのように対処するのかが本件業務の実施に伴う種々のリスク要因を左右するため、設備、人的資源、技術及び経験を有する事業者から本件業務の実施に最適な提案を募り委託事業者を決定することとします。 Ⅱ．募集の内容１．委託業務名特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等に係る封入封緘等業務委託２．委託業務の内容(１)業務概要特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書(特別徴収及び普通徴収に係る当初賦課処理及び週次処理分)、課税資料調書、住民税申告書等の帳票等作成、印字、帳合製本、封入封緘及び指定場所への納品等の業務(２)仕様基準委託業務の詳細を、別紙「特別区民税・都民税・森林環境税納税通知書等に係る封入封緘等業務委託 仕様書」(以下「仕様書」という)に示します。 ただし、現時点で想定し得る令和９年度の変更項目については、仕様が明確なものについては仕様書に組み込み、仕様は未定だが変更が明らかな項目についてはその旨明示するに留めてあります。 したがって、この仕様書は本件選定手続きにおいてのみ使用するものであり、契約の締- 2 -結に当たっては契約予定事業者を決定した後に確定した仕様書に基づき契約交渉を行うものです。 その際、国等の関係機関による情報開示の動向により、この仕様書に記載のない事項が、契約交渉時に委託仕様の協議対象となることもあり得ます。 (３)委託期間本件業務は年間単価契約により実施するものとし、委託期間は契約日から令和10年３月末日までとします。 また、年度ごとに業務実績を評価し、一定の評価が認められた場合には、５か年を限度に(令和14年３月末日まで)、各年度の随意契約(地方自治法施行令第167条の２第１項第２号)を締結します。 (４) 履行場所江戸川区指定の場所(５)予定金額の上限７２，５８８千円(税込)ただし、令和９年度江戸川区一般会計予算の議決前のため、確約された金額ではありません。 提案された全経費の概算額は選定評価のために使用し、本区の予算計上を約束するものではありません。 Ⅲ．提案依頼項目原則として仕様書を実現することを前提に、下記項目について提案、説明を求めます。 １．実施体制等について(１)受託業務を実施する際の社内体制、連絡体制、区とのコミュニケーション方法等(２)作業場所となる工場等の概要、作業能力、所在地、本区までの標準的な移動時間等２．実績等について(１)過去５年以内かつ人口30万人以上の自治体での本件と同種同規模以上の受託実績について(２)仕様書の記載内容を達成するための取組み方針等３．業務工程の正確性確保について本件業務で扱う帳票等は多岐にわたります。 また、法改正等により毎年度内容が変更され、しかもその変更箇所が一見して判別できないほど仔細な場合もあります。 そこで、次の項目について正確性を確保する方策等を提示してください。 - 3 -その際、過去の事例や経験、そこで得られた教訓やノウハウで記載できるものがあれば、可能な限り具体的に示してください。 (１)帳票等の作成工程帳票等の作成・校正過程の実施(管理)体制、本区とのコミュニケーションのとり方、品質管理上の工夫等(バージョン管理の方法、校正した箇所を都度分かりやすく明記する等の校了時の漏れを防止するための工夫等)(２)印字プログラム等の開発、印字・封入テスト工程設計、開発、印字・封入テストの実施(管理)体制、本区とのコミュニケーションのとり方、印字データの受渡し方法(媒体・伝送等)、印字データの整合性・データの誤り等のチェック方法、品質管理上の工夫等(３)印刷、印字工程検品(管理)体制、品質管理上の工夫等(校了した帳票原稿を印刷、帳合製本する過程や作成した帳票にデータ印字する過程における帳票バージョンの取り違え等の発生を防止するための方策等)４．封入封緘工程における誤封入、混入等の防止対策について封入封緘の作業過程での、資料の名寄せの誤り、多重封入、不正資料の混入、封緘の不良等の防止対策、検品(管理)体制、品質管理上の工夫等、事故発生時における作業過程の事後的確認・検証方法等を提示してください。 その際、過去の事例や経験、そこで得られた教訓やノウハウで記載できるものがあれば、可能な限り具体的に示してください。 ５．特別徴収税額通知書等への個人情報保護措置について現在、納税義務者(従業員)宛ての特別徴収税額通知書の個人情報保護については、受託者が一括して実施する場合は圧着方式、本区職員が庁内で個別に実施する場合は当該箇所を隠蔽シールでマスキングをする対策をとっていますが、それに代わる方法等の提案がある場合は、そのメリット、デメリットを明らかにしつつ具体的に示してください。 あわせて本区の負担が最小限になる方策を提示してください。 ６．個人情報保護対策について(１)個人情報保護に関する社内方針及び個人情報保護対策の具体的内容(２)書面の特別徴収税額通知に個人番号(マイナンバー)を記載することとなった場合において、個人番号を含む個人情報(特定個人情報)については、機密性が非常に高い- 4 -ことから、その取扱いについては一般の個人情報に対する以上の保護対策が望ましいと考えられますが、特定個人情報保護について特別な対策がとられている場合はその具体的内容を示してください。 ７．情報セキュリティ対策について(１)情報セキュリティに関する社内方針(２)物理的セキュリティ対策(３)人的セキュリティ対策(４)その他運用面におけるセキュリティ対策８．その他の提案事項等その他、本件業務の効率化につながるその他の提案があれば、具体的に説明してください。 Ⅳ．費用見積り(１)本件業務は、年間単価契約により実施するものとします。 (２)見積書(様式４)に見積金額、見積内訳書(様式５)に納入単価及び予定数量に対する金額(小数点以下切捨て)を